「タイトルとお願いしたいことを明確にしてから説明する!」読書力養成教室
おはようございます。紫月です。
前にブログでお話ししたように、育休から仕事に戻ってみると、子育てと仕事では脳の使っている場所が違う!と感じるような場面に多々出会いました。
その一つが、仕事の話の理解がなかなか追いつかない!ということ。
もうそれは、まるで、錆びついたロボットになったかのようで。使わなくなっていた脳の部品が、動かなくなってしまったみたいでした。
そして、その現象と同じように、自分で仕事の内容を報告したり、説明したりすることも、うまくできない!と思う状態が続いています…。
自分が担当する案件を他の係員に説明するのですが、自分でも何を話しているのか分からなくなってしまうくらい、テンパって、矢継ぎ早に話してしまったり、急に自分の中で話が分からなくなってきて、話が止まってしまったり…。
全然ダメだ!どうにかしなきゃマズイ!
そう思って、手にしたのが、暫く本棚に眠っていた『図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ』(鶴野充茂著、三笠書房)でした。
今日は、この本から学んだことと、これから私が取り組むことを紹介します。
≪目次≫
【この本が私を変えたところ】
まず初めに、衝撃だったのは、「説明には、「伝える」「伝わる」「結果が出る」という三段階がある。」ということ。
私は、伝えることで精一杯だったので、説明をするということの、ステップも目的も考えたことがありませんでした。
幸い、私の話を聞いてくれる方々は、どの方も優しくて根気強くて賢くて、私のつたない説明でも、辛抱強く聞いてくださり、私の意図するお願いや私が求める答えを返してくれています。
ですが、それは完全に相手頼みのものです。相手が分かってくれない場合には、頑張って用件を伝え、理解してもらい、意図する行動を引き出さなければ、自分が話した意味がありません。
説明をする理由は、「相手を動かすことであり、お願いを通す」ということ。
「何のために説明するのかという目的意識を持つ」を持つことがまずは一番大切だということを始めて知りました。
確かに、ここを意識すれば、自分の要望を通すためにどう話せばいいだろうと自然に考えるようになり、それが仕事の成果に直接繋がると思いました。
聞き手は、自分が何をすればいいのだろうと思いながら話を聞いている、という考え方も、本を読むまで気がつきませんでした。言われてみると、自分自身もそういう姿勢な気がします。正論だけ話されても、「じゃあ、私は何をしたらいいの?」と思ってしまいます。
こちらから、「では何をすればよいでしょうか?」と聞けるような場では、自ら聞くと思いますが、それが少し難しいような場では、向こうから提示されない限り、誰も何もしようとしませんよね。それでは、話をした意味がありません。人に動いてもらうために話をするのだと、改めて思いました。
だから、何を求めるのかをはっきりさせること。
そして、それが相手にすぐに伝わるようにすること。
これらが何よりも大事なのだということに気がつきました。そして、その伝わりやすくするための方法として、次のようなことを実践していきたいと考えています。
【今後実践すること】
1 説明のテーマと構成を考えてから話す
私は、早く話して終わりにしたいという気持ちが高じて、何も考えずに相手のところに向かって話し始めてしまう傾向があります。
自分の中で、何についての話なのか、一言で要点を言える状態になっていないのにもかかわらず、話し始めれば何とかなるだろうという思いで、体が先に動いてしまうことがあるんです。
そうなってしまっているのは、説明の構成を考え始めると、やたら時間がかかってしまい、中々説明できなくなってしまうから。でも、結局、準備もろくにせずに話し始めると、説明が冗長になってしまって、余計な時間をとっているような気もします。
もしかしたら、予め、説明のテーマ(主題、主目的)と、最低限の構成を考えてから話した方が、説明に要するトータルの所要時間は短いのかもしれません。
内容がまとまらなくても急ぎで入れた方がいい報告もあるでしょうし、相手方に都合がよいタイミングを見計らう必要もあるかもしれません。せっかちな私は、とにかくこの説明をするという仕事を早く片付けたいと思って、忘れないうちに外に吐き出してしまいたいという思いが強いです。
ですが、予め考えるという過程を経た方が、逆に効率的という可能性があるのなら、試してみて損はないですよね。
状況を的確に見計らい、自分の焦る気持ちを抑えながら、この本で挙げられていた以下の点を踏まえた構成や、言葉選びをしていこうと思います。
- 「1つの話に結論は1つ」
- 説明に「タイトルをつけてみる」
- 「大事なことが3つあります」と冒頭で「お願い」したい大事なことを先に言う
- 「リマインド言葉(過去)→現在地(現在)→方向性(未来)」の3段構成で話す
- 「〇〇をお願いします」という言葉をつけて、話を終わるようにする
もう無準備で説明し始めることは卒業する!
一体何回それで失敗してきた?
その言葉を説明をしようと足が動き出す前に、自分に投げかけ、大丈夫、テーマも構成も考えた!とはっきり言えるときだけ、ゴーサインを出す習慣をつけていこうと思います。
2 聞き手を意識して話す
はっきり言って、私は、聞き手の気持ちよりも、自分の気持ち優先で、常に話をしている気がします。
その最たるものが先ほどお話しした、早く伝えて楽になりたいという欲求。
早くそれを叶えたくて、どうしても、聞いてきた話の内容を、自分で分かりやすく噛み砕いて理解する行程を経ずに、伝言ゲームのように、漏れなく伝えようとする姿勢になってしまっています。
自分の中で整理ができていないので、途中で疑問がわいてきて、話しが横道にそれたり、漏れなく伝えようとして言葉数が異常に多くなってダラダラしてしまったり…。
典型的なダメな説明になってしまっています…。
聞き手は聞きやすいか?
聞き手に伝わっているか?
私が求める行動を聞き手がとれるように伝えたか?
この3点を常に意識しつつ、この本で述べられていた以下の具体的なポイントを抑えて、話していこうと思います。
- 「長く話さない」余計なことは話さない。話はできるだけ短くする。
- 重要度の高い情報とは、聞き手が聞きたいと思っている情報。それを、「相手が聞きたいと思う順番」で話す
- 「ここまで、よろしいですか?」と「聞き手と歩調を合わす」
- 相手を先に好きになる
- 青いサインペンで打ち合わせメモを取り、メモを参加者全員で共有する
3 継続して話し方について学ぶ
初めて名前を聞いたのですが、「メディア・トレーニング」という、伝えたいメッセージを確実に伝える技術を学ぶトレーニングがあるそうです。
私は将来、人前で堂々と話ができるようになって、いつか、マスコミ対応ができるようになりたいと思っています。メディア・トレーニングで具体的にどんなことを学ぶのか、とても興味があるので、調べてみるつもりです。
そして、説明をし終えた後は、必ず自分の中で反省会を行い、改善できる点を考え、次の機会にそれをクリアできるように意識していこうと思います。
これまではそれ程、自分の説明を問題視していなかったのですが、今回、自分の課題として明確になってきたので、トライアンドエラーで、日々改善するという意識を持つことから、まずは始めようと思います。
さらに、定期的に、話し方や説明の仕方の本を読んで、今の自分の説明はどうなっているのか考える時間を設けようと思います。
分かりやすい説明のコツを色々と知り、それを少しずつ、実践の中に取り入れていけば、何も学ばず、何も意識しない状態よりは、確実にいいものに変わっていきますよね。
【終わりに】
小さな説明をする時から、常にここまでに話してきたことを意識すれば、着実に成長できる気がします。
今まで意識していなかったことをただ意識する。
たったそれだけのことなら、そんなに難しい話ではありません。
長くて複雑な説明なら、予めメモを用意して、話す内容を考えることもあるでしょうが、そんな説明ばかりでもないでしょう。
小さな説明の時から、自分の中で、「〇〇について」とタイトルを考えて、「〇〇をお願いする!」という目的をもって、話をしに行く。
この2点を押さえることを忘れずに、次から説明をしようと思います。
今日もありがとうございました!